Naar inhoud
Vorteca
Client PortalPlan een intakeNL

Minder handwerk

Workflow automatiseren.

Repetitief werk weghalen met slimme workflows, koppelingen en automatische berichten. Minder overtypen, minder vergeten, minder fouten — en tijd terug voor het werk waar je wél voor betaald wordt.

Plan een intakeHoe we prijzen

Waar het misgaat

De kosten van handmatig doorzetten.

Automatisering klinkt groot, maar begint bijna altijd klein en saai. Een aanvraag komt binnen via het formulier, iemand typt hem over in de agenda, stuurt handmatig een bevestiging, zet een herinnering in zijn telefoon en maakt later een factuur op basis van een briefje. Vier keer dezelfde gegevens, vier momenten waarop het misgaat.

Wij halen die stappen eruit. De aanvraag landt direct in het systeem, de bevestiging gaat automatisch de deur uit, de herinnering volgt 24 uur van tevoren, en de factuur pakt de gegevens op die er al staan. Niemand hoeft eraan te denken.

Belangrijk daarbij: alles wat mail, notificaties of betalingen aanraakt krijgt vanaf de bouw een rate limit en een idempotency-sleutel. Een automatisering die per ongeluk vijftig mails stuurt is erger dan geen automatisering.

  1. Aanvraag

    Komt binnen via je website, mail of portal.

  2. Bevestiging

    De klant krijgt bericht en het juiste team wordt ingeseind.

  3. Planning

    Taken en mensen worden automatisch ingepland.

  4. Factuur

    Werk klaar? De factuur komt uit dezelfde gegevens.

Gegevens één keer invoeren, en overal klopt het.

Wat we automatiseren

De stappen die je terugkrijgt.

Meestal beginnen we met het proces dat de meeste irritatie oplevert.

  1. Aanvraag tot afspraak

    Van formulier naar agenda naar bevestiging, zonder tussenkomst.

    • Aanvragen direct in het systeem
    • Automatische bevestiging en wijzigingsmail
    • Reminder op het juiste moment
    • Geen dubbele invoer meer

  2. Koppelingen

    Systemen die al draaien met elkaar laten praten, in plaats van ertussen te zitten.

    • API- en webhookkoppelingen
    • Boekhouding, mail, agenda, betalingen
    • Gegevens op één plek als bron
    • Geen exportbestanden meer heen en weer

  3. Documenten & rapportage

    Offertes, facturen en overzichten die zichzelf vullen met wat er al bekend is.

    • Offertes en facturen genereren
    • Bonnetjes vastleggen via een foto
    • Automatische periodieke rapportages
    • Export naar je boekhouding

Bewijs

Geautomatiseerd in de praktijk.

Processen die nu vanzelf lopen.

Onze werkwijze

Van idee tot impact.

Bekijk de werkwijze
  1. 01

    Richting bepalen

    Intake, strategie en scope: we brengen je doelen in kaart en maken een helder plan.

  2. 02

    Ontwerpen en bouwen

    Ontwerprichting en bouw in vaste iteraties, met previews die je onderweg ziet.

  3. 03

    Live en doorontwikkelen

    Testen, security review en livegang. Daarna blijft het systeem onderhouden en groeien.

Prijzen

Afgestemd op jouw proces.

Geen twee processen zijn gelijk. We bepalen de scope op basis van je doelen, tools en wensen, en je krijgt vooraf een vaste offerte.

Bespreek je project

We kijken samen naar je proces en maken een oplossing die bij je bedrijf past.

Plan een intake

Veelgestelde vragen

Voordat je belt.

Waar begin je met automatiseren?

Bij de stap die het vaakst voorkomt en het meest misgaat. Meestal is dat de route van aanvraag naar bevestiging, of het overtypen tussen twee systemen. We beginnen klein en meetbaar, niet met een masterplan.

Wat kost een automatiseringstraject?

Losse automatisering binnen een bestaand systeem is vaak een kwestie van dagen, niet weken. Zit het proces verspreid over meerdere tools, dan hangt de prijs af van het aantal koppelingen. Na de intake weet je waar je aan toe bent.

Werkt dit ook met de software die we al hebben?

Als die een API of webhooks heeft, meestal wel. Heeft hij dat niet, dan is dat op zichzelf een signaal — soms is het goedkoper om dat ene onderdeel te vervangen dan eromheen te blijven bouwen.

Wat als er iets misgaat in een automatische flow?

Elke flow is idempotent en heeft een rate limit: dezelfde trigger twee keer levert niet twee mails of twee facturen op. Fouten gaan naar de serverlog met attributie, niet naar je klant.

Gaan jullie ook mailings en push versturen?

Transactionele mail — bevestigingen, herinneringen, facturen — bouwen we standaard mee. Marketingmailings en pushcampagnes zijn een aparte afspraak met een eigen activatiecheck, juist omdat de kosten en de AVG-kant daar anders liggen.

Kan ik zelf zien wat er automatisch is gebeurd?

Ja. Verstuurde berichten en uitgevoerde acties zijn terug te zien in het systeem, zodat je kunt controleren of er is gebeurd wat je verwachtte.

Kennisbank

Eerst weten, dan bouwen.

Klantportaal of CRM laten maken: kosten, doorlooptijd en waar je op letEen klantportaal of CRM op maat begint vanaf €7.500 excl. btw. Wat bepaalt de prijs, hoe werkt het traject en wanneer is standaardsoftware slimmer?PWA of native app: wat past bij jouw bedrijf?Een PWA installeer je vanuit de browser, zonder app store. Wanneer is dat genoeg en wanneer heb je toch een native iOS- of Android-app nodig?

Verder kijken

Meer van Vorteca.

AI-team op maatVoor de stappen waar taal of een oordeel nodig is: AI-agents die mail, agenda en facturen oppakken.Maatwerk softwareHet systeem waar de automatisering meestal in landt.Portals & dashboardsZien wat er gebeurt: status, cijfers en workflows op één plek.WerkwijzeVan intake en scope tot build, security review en doorontwikkeling.Prijzen & indicatiesRichtprijzen per type project, zodat je weet waar je aan begint.

Volgende stap

Klaar om jouw systeem te bouwen?

Plan een vrijblijvende intake. We brengen je doelen, scope en prioriteiten in kaart en geven een helder advies, zonder verplichtingen.

Plan een intakeBekijk de werkwijze