Online boekingssysteem: Treatwell, een abonnement of een eigen systeem laten maken?

Drie routes, drie verdienmodellen

De meeste vergelijkingen online komen van aanbieders die hun eigen pakket verkopen. Daarom eerst het overzicht: elke route verdient op een andere manier aan je, en dat bepaalt wat je op termijn betaalt.

Wat kost een platform zoals Treatwell?

Treatwell rekent in Nederland 35 procent commissie (excl. btw) over de eerste boeking van een nieuwe klant die via het platform binnenkomt. Herhaalboekingen van die klant zijn commissievrij, net als boekingen via je eigen website, telefoon of sociale media. Daarnaast betaal je een abonnement: het Starter-pakket kost €35 per maand excl. btw. Over online vooruitbetaalde afspraken gaat 2 procent transactiekosten af. Dit zijn de tarieven zoals ze in oktober 2026 bekend zijn; check altijd de actuele tarieven bij Treatwell zelf.

Een rekenvoorbeeld: tien nieuwe klanten per maand via het platform, met een gemiddelde eerste behandeling van €60. Dat is €21 commissie per klant, €210 per maand en €2.520 per jaar. Met het abonnement erbij kom je op €2.940 per jaar excl. btw, nog zonder transactiekosten.

Dat is niet per se te veel. Die commissie is wat je betaalt voor klanten die je anders misschien nooit had gevonden. De vraag is dus niet of commissie slecht is, maar of je het platform nodig hebt voor nieuwe klanten, of vooral een goede agenda en een boekknop op je eigen site zoekt.

Wanneer is een boekingsabonnement genoeg?

Voor veel zelfstandigen en kleine teams is een standaard boekingspakket een prima keuze. Je bent snel live, herinneringen en een agenda zitten erin, en je betaalt een overzichtelijk bedrag per maand. Een abonnement past als:

• je behandelingen of diensten een vaste duur en een vaste prijs hebben;
• één agenda per medewerker genoeg is, zonder ruimtes of apparatuur die je moet inplannen;
• je geen koppeling nodig hebt met een eigen CRM, facturatie of klantportaal;
• het je niet uitmaakt dat het boekscherm eruitziet als dat van het pakket.

Let bij het vergelijken op wat er buiten het maandbedrag valt: kosten per online boeking, sms-bundels, betaalkosten en extra modules. En kijk of je je klantenbestand kunt exporteren als je ooit wilt overstappen.

Wanneer loont een eigen boekingssysteem?

Een eigen systeem wordt interessant zodra je om het pakket heen gaat werken. De signalen:

• Je hebt regels die een pakket niet kent: behandelingen die je combineert, een intakevragenlijst vóór de eerste afspraak, een aanbetaling bij bepaalde diensten, of ruimtes en apparatuur die maar één keer tegelijk beschikbaar zijn.
• Je werkt niet alleen in de salon of praktijk, maar ook op locatie, met reistijd en werkgebieden die in de planning moeten.
• Boekingen moeten doorlopen naar de rest van je bedrijf: klantdossier, offerte, factuur of een portaal waar de klant zijn afspraken terugziet.
• Je wilt dat de klant op jouw website boekt, in jouw huisstijl, zonder dat een ander merk in beeld komt.
• Je wilt je klantgegevens in een eigen database, waar jij bepaalt wat ermee gebeurt.

Een eigen systeem brengt zelf geen nieuwe klanten. Wie vooral op een platform vertrouwt voor nieuwe aanwas, kan dat blijven doen en het eigen systeem gebruiken voor vaste klanten en boekingen via de eigen website.

Wat een goed boekingssysteem moet kunnen

Of je nu kiest voor een pakket of maatwerk, check deze punten:

1. Realtime beschikbaarheid. De klant ziet alleen tijden die echt vrij zijn, inclusief buffers tussen afspraken.
2. Automatische mails. Een bevestiging na het boeken, een bericht bij wijzigen of annuleren, en een herinnering vooraf.
3. Duidelijk annuleringsbeleid. Tot wanneer kan een klant zelf verzetten of annuleren, en wat gebeurt er daarna?
4. Beheer onderweg. Je agenda moet je tussen twee afspraken door op je telefoon kunnen bekijken en aanpassen.
5. Klantgegevens op orde. Wie kan wat zien, waar staat de data, en kun je alles exporteren?
6. Betalen waar nodig. Een aanbetaling of vooruitbetaling via een betaalprovider, als dat bij je diensten past.

Je klantenbestand en de AVG

Bij elk boekingssysteem verwerkt een andere partij persoonsgegevens van jouw klanten: namen, telefoonnummers, en soms gegevens over behandelingen. Artikel 28 van de AVG vraagt dan om een verwerkersovereenkomst met die partij. Lees bij een platform ook na wat het zelf met klantgegevens mag doen, en of je je volledige klantenbestand kunt exporteren.

Bij een eigen systeem van Vorteca staan je gegevens in een database voor jouw project, standaard gehost binnen de EU, met autorisatie die op rijniveau in de database wordt afgedwongen. Verwerken we persoonsgegevens namens jou, dan leggen we dat vast in een verwerkersovereenkomst.

Voorbeeld uit de praktijk: Beauty Salon by Maxime's

Voor Beauty Salon by Maxime's bouwde Vorteca een boekingsportaal waar klanten zelf online hun afspraak plannen. Daarachter staat een admin portal voor de agenda, behandelingen en klantgegevens.

Bevestigingen, wijzigings- en annuleringsmails en een herinnering 24 uur vooraf gaan automatisch de deur uit. Het admin portal is een PWA: de salon zet het als app op telefoon of tablet en ziet zo tussen twee behandelingen door wie er vandaag komt, zonder app store. Lees meer over PWA of native app.

Wat kost een eigen boekingssysteem bij Vorteca?

Vorteca Core dekt hosting, monitoring, security en technisch beheer. Er zijn geen kosten per boeking. De exacte prijs volgt na een intake, als duidelijk is welke regels, betalingen en koppelingen nodig zijn. Past een standaardpakket beter bij je, dan zeggen we dat. Alle pakketten staan op de prijzenpagina.