Excel vervangen door software: wanneer is het tijd en wat kost het?

Wanneer is Excel geen spreadsheet meer, maar een bedrijfssysteem?

Bijna elk bedrijfsproces begint in Excel, en dat is prima. Het wordt pas een probleem als het bestand ongemerkt het systeem is geworden waar je bedrijf op draait. Herken je drie of meer van deze signalen, dan is het tijd om verder te kijken:

• Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand en er circuleren versies als planning-definitief-v3.xlsx.
• Gegevens worden overgetypt: van mail naar sheet, van sheet naar offerte, van offerte naar factuur.
• Eén collega weet hoe de formules en macro's werken. Is die op vakantie, dan staat het proces stil.
• Iedereen ziet alles, terwijl niet iedereen alles hoeft te zien of te mogen wijzigen.
• Klanten, medewerkers of het management vragen om een overzicht dat je eerst handmatig moet samenstellen.
• Er gaat weleens iets mis door een overschreven cel, een verkeerde kopie of een formule die niet meer meeloopt, en je merkt het pas later.

Wanneer Excel gewoon prima is

Niet elk spreadsheet hoeft te verdwijnen. Excel blijft de beste keuze voor eenmalige analyses, berekeningen die één persoon maakt en bijhoudt, en lijsten waar niets van afhangt als er een fout in sluipt. Soms is het slimste wat je kunt doen het bestand opruimen: één eigenaar, vergrendelde formulecellen, een vaste plek in de cloud en een korte uitleg op het eerste tabblad.

Een systeem op maat is pas zinvol als het proces terugkeert, meerdere mensen erin werken en fouten echt geld of tijd kosten.

Vier manieren om Excel te vervangen

Kijk eerst of er standaardsoftware bestaat die jouw proces zonder omwegen ondersteunt. Voor boekhouding is dat bijna altijd zo. Voor een planning met eigen regels, een offerteproces dat bij jouw werk past of een operatie met meerdere rollen vaak niet. Lees ook maatwerk of standaardsoftware.

Wat kost het om Excel te vervangen?

Bij maatwerk betaal je eenmalig voor de bouw en daarna een vast bedrag per maand voor hosting, monitoring en technisch beheer. Bij Vorteca ziet dat er zo uit:

Zet daar tegenover wat het huidige bestand kost. Een eenvoudige rekensom: tel de uren per week die je team kwijt is aan overtypen, zoeken, samenvoegen en fouten herstellen, en vermenigvuldig met een redelijk uurtarief en het aantal werkweken. Twee mensen die elk twee uur per week overtypen, zijn bij €50 per uur en 46 werkweken samen €9.200 per jaar kwijt. Dan is een systeem van €3.250 niet duur.

Wat de som niet laat zien, telt ook: minder fouten in offertes en facturen, en niet langer afhankelijk zijn van die ene collega die het bestand begrijpt. De exacte prijs volgt na een intake, als duidelijk is welk proces je vervangt en welke koppelingen nodig zijn. Alle pakketten staan op de prijzenpagina.

Zo pak je het aan

1. Breng je sheets in kaart. Welke bestanden zijn er, wie werkt erin, wat gaat erin en wat komt eruit? Vaak blijken drie bestanden eigenlijk één proces te zijn.
2. Kies één kernproces om mee te beginnen. Het proces dat de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert, niet alles tegelijk.
3. Schoon de data op. Dubbele klanten, verschillende schrijfwijzen en lege kolommen moeten eruit voordat ze in een nieuw systeem landen. Wijs één eigenaar aan die knopen doorhakt.
4. Bouw een eerste werkende versie. Formules en macro's worden regels in het systeem: berekeningen die altijd kloppen, statussen die vastliggen en rechten per rol.
5. Draai een korte periode parallel. Laat het team een paar weken in het nieuwe systeem werken terwijl het oude bestand alleen nog als controle dient.
6. Houd Excel waar het goed in is. Een export naar Excel voor je boekhouder of een analyse blijft gewoon mogelijk. Je gebruikt Excel dan voor wat het is, niet als database.

Wat gebeurt er met je formules en macro's?

Die nemen we niet een-op-een over, we bouwen de logica erachter na. Een prijsberekening in een cel wordt een vaste rekenregel in het systeem, een macro die een overzicht maakt wordt een dashboard dat altijd actueel is. Dat is ook het moment om op te ruimen: veel spreadsheets bevatten berekeningen die niemand meer gebruikt.

Bestaande gegevens zoals klanten, producten of historie lezen we in bij de livegang. Blijft een externe partij je Excel-bestanden aanleveren, zoals een vluchtschema of een prijslijst van een leverancier, dan kan het systeem die bestanden direct inlezen in plaats van dat iemand ze overtypt.

Uit de praktijk

• Hoveniersbedrijf Peter van der Linden werkte met Word-documenten, Excel-bestanden en losse administratie. Nu staan klanten, agenda, offertes, facturen en uitgaven in één CRM. Een offerte staat in maximaal twintig minuten klaar in plaats van hele avonden in Word, en het btw-overzicht per kwartaal gaat met een Excel-export per aangifterubriek naar de aangifte. Excel is dus niet weg, het is een export geworden.
• Voor een luchtvaartbedrijf verving Vorteca het spreadsheet- en e-mailproces in de grondafhandeling door één operationeel portaal. Het vluchtschema wordt nog steeds uit Excel ingelezen, maar daarna werken meerdere collega's tegelijk in hetzelfde overzicht en zie je wie welk veld bewerkt. Er zijn inmiddels meer dan 3.000 vluchten afgehandeld door 15 dagelijkse gebruikers in 7 rollen.

Het risico van te lang wachten

Spreadsheetfouten vallen zelden op tot ze groot zijn. Een bekend voorbeeld: in oktober 2020 werden in Engeland 15.841 positieve coronatests niet meegenomen in de dagcijfers. Volgens berichtgeving van de BBC zat het probleem in een verouderd .xls-formaat met een maximum van 65.536 rijen per sheet. Het bestand deed wat het moest doen, tot het dat ineens niet meer deed.

Bij een bedrijf gaat het meestal om kleinere bedragen: een vergeten factuur, een dubbele planning, een offerte met een oude prijs. Maar het patroon is hetzelfde. Een systeem dwingt af wat in een spreadsheet afhangt van oplettendheid.