Klantportaal of CRM laten maken: kosten, doorlooptijd en waar je op let

Wat is een klantportaal, en wat is een CRM?

Een klantportaal is een beveiligde omgeving waar je klanten inloggen om hun eigen gegevens te zien en te regelen: projectstatus, documenten, facturen, afspraken of aanvragen.

Een CRM is de kant voor jouzelf: klantgegevens, contactmomenten, offertes, facturen en planning op één plek. Vaak horen ze bij elkaar: jij werkt in het CRM, je klant ziet zijn deel in het portaal. Samen vervangen ze de mailtjes, losse links en spreadsheets die je nu heen en weer stuurt.

Wat bepaalt de prijs?

1. Rollen en rechten. Alleen klanten en een beheerder is eenvoudiger dan klanten, medewerkers, managers en externe partners die elk iets anders mogen zien.
2. Koppelingen. Boekhouding, agenda, mail en betalingen koppelen we als die systemen een API of webhooks hebben. Elke koppeling is extra werk, maar haalt overtypen weg.
3. Workflows en documenten. Offertes die een klant online accepteert, facturen die automatisch uit een geaccepteerde offerte ontstaan, notificaties bij een statuswijziging: dat vraagt meer logica dan een plek waar documenten staan.
4. Beveiliging en data. Bij Vorteca wordt autorisatie afgedwongen op rijniveau in de database, niet alleen in de interface, en hosten we data standaard binnen de EU. Elk project gaat vóór livegang door een security review.

Hoe verloopt het traject?

Het begint met een intake waarin we je doelen, scope en processen in kaart brengen. Daarna krijg je een voorstel met prijs en een planning met vaste momenten. We bouwen in iteraties, zodat je tussentijds al kunt testen in plaats van alles pas bij de oplevering te zien. Vóór livegang volgt een security review, daarna ontwikkelen we samen verder.

Maatwerk of standaardsoftware?

Standaardsoftware rekent per gebruiker per maand, zolang je het gebruikt. Maatwerk is een eenmalige investering met een vast maandbedrag eronder. Eenmalig is maatwerk dus duurder, maandelijks meestal niet: bij een groeiend team kantelt die rekensom vaak binnen twee jaar.

Standaardsoftware is slimmer als jouw proces precies zo werkt als het pakket. Maatwerk loont als je nu met omwegen werkt, of als het systeem onderdeel is van hoe je je onderscheidt.

Voorbeelden uit de praktijk

• Beauty Salon by Maxime's: een boekingsportaal waar klanten zelf online hun afspraak plannen, met daarachter een admin portal voor agenda, behandelingen en klantgegevens. Bevestigingen, wijzigings- en annuleringsmails en een herinnering 24 uur vooraf gaan automatisch de deur uit.
• Operations-portaal voor een luchtvaartbedrijf: vluchtafhandeling, dagafsluiting, roosters en procedures op één plek, ter vervanging van spreadsheets en e-mail. Duty managers, operationele medewerkers en management hebben elk hun eigen weergave en rechten.

Beide systemen zijn installeerbaar als app vanuit de browser, zonder app store. Lees meer in PWA of native app.