AI-platform & desktop-app
Vorteca Office
Ons eigen AI-kantoor: een desktop-app waarin een team van AI-agents echt werk doet, terwijl wij bepalen wat de deur uitgaat.
Bekijk caseWebsite & workflow
Hoveniersbedrijf Peter van der Linden
Een maatwerkwebsite met daarachter een compleet CRM: klantbeheer, agenda, offertes die klanten online accepteren, facturatie en financieel overzicht.
Over dit project
Wat we hebben gebouwd.
Een maatwerkwebsite met daarachter een compleet CRM: klantbeheer, agenda, offertes die klanten online accepteren, facturatie en financieel overzicht. Peter stelt nu foutloze offertes op in plaats van hele avonden in Word.
De uitdaging
Peter werkte met Word-documenten, Excel-bestanden en losse administratieve processen. Klantgegevens, planning, offertes, facturen en uitgaven stonden op verschillende plekken, met dubbel werk en weinig overzicht als gevolg. Bij elke offerte in Word verschoof de opmaak, werden regels overschreven en rekende hij bedragen en btw zelf uit. Een paar offertes kostten hem zo hele avonden.
De oplossing
Vorteca bouwde een maatwerkwebsite met daarachter één centraal bedrijfsplatform voor de dagelijkse bedrijfsvoering: een compleet CRM met offertes, facturatie en financieel overzicht. Offertes en facturen worden automatisch opgemaakt en doorgerekend, inclusief btw. Het platform is een Progressive Web App (PWA): Peter installeert het rechtstreeks vanuit de browser op zijn telefoon of computer, zonder app store en zonder aparte iOS- of Android-app.
Belangrijkste functionaliteiten
Financieel beheer
- Financieel dashboard met omzet, uitgaven en brutowinst per maand, kwartaal en jaar
- Offertes maken, automatisch doorrekenen inclusief btw, versturen en online laten accepteren
- Offertes omzetten in facturen, met factuurbeheer en betaalstatus
- Uitgaven en bonnetjes registreren per categorie
- Btw-overzicht per kwartaal en Excel-export per aangifterubriek, ter voorbereiding op de aangifte
Klantenbeheer (CRM)
- Centraal klantenbestand met individuele klantprofielen
- Contactgegevens, adres en notities per klant
- Offertes en facturen per klant direct inzichtelijk
Agenda en planning
- Bedrijfsagenda met dag-, week- en maandoverzicht
- Afspraken plannen en koppelen aan een klant
- Agenda ook te volgen in Google Agenda of Apple Agenda
Progressive Web App
- Te installeren op telefoon en desktop, zonder app store
- Pushnotificaties bij nieuwe contactberichten via de website
- Meldingen bij verlopen offertes en openstaande facturen
- Planning, klanten en administratie onderweg bij de hand
Websitebeheer
- Teksten, diensten, tuinen en projecten zelf bijwerken
- Elke dienst en elk project automatisch een eigen, vindbare pagina
- Projectfoto's uploaden, ook als voor-en-na-reeks
Het resultaat
Waar Peter voorheen afhankelijk was van Word, Excel en losse administratieve processen, beschikt hij nu over één centraal digitaal bedrijfsplatform. Een offerte staat in maximaal twintig minuten klaar in plaats van hele avonden. Sinds de livegang eind juni 2026 zijn er 25 facturen verstuurd, waarvan 18 al betaald, gemiddeld binnen 12 dagen, en is 56% van de offertes geaccepteerd, gemiddeld binnen drie dagen.
Dankzij de geïntegreerde agenda en het klantenbeheer, met inmiddels 34 klanten op één plek, heeft Peter beter overzicht over zijn dagelijkse werkzaamheden. De financiële functies verminderen dubbele administratie en maken het eenvoudiger om zijn boekhouding voor te bereiden op btw- en belastingaangiften.
Omdat het platform als PWA met pushnotificaties op zijn telefoon staat, beheert Peter ook onderweg zijn planning, klanten en administratie.
Scope
- Website
- Aanvraagflow
- Beheerworkflow
- Dashboard
- Automatisering
- CRM
- Agenda
- PWA
- Pushnotificaties
Resultaat
Wat het oplevert.
- ≤ 20 minper offerte, was hele avonden
- 25facturen verstuurd sinds juni
- 12 dagengemiddeld tot betaling
- 56%van de offertes geaccepteerd
Offertes maakte ik vroeger in Word. De opmaak verschoof, regels werden overschreven en de btw rekende ik zelf uit. Daar zat ik hele avonden aan. Ik ben geen computerman, maar dit systeem is zo duidelijk dat ik het gewoon gebruik. Een offerte heb ik nu binnen twintig minuten klaar, en offertes, facturen en mijn boekhouding staan op één plek.
Beeld
Uit het systeem.
Schermen uit de opgeleverde oplossing.
Meer cases
Meer bedrijven, echte projecten.
Volgende stap
Klaar om jouw systeem te bouwen?
Plan een vrijblijvende intake. We brengen je doelen, scope en prioriteiten in kaart en geven een helder advies, zonder verplichtingen.